La gestione del proprio tempo è una delle competenze più importanti per i professionisti delle risorse umane (HR) e una delle soft skills più richieste del momento. Con così tanti compiti e responsabilità, può essere difficile bilanciare tutte le attività quotidiane e riuscire a consegnare tutto in tempo e, soprattutto, con qualità.
Tuttavia, con le tecniche giuste, è possibile migliorare la produttività, aumentare l’efficienza e avere un maggiore controllo sul tempo. In questo articolo presenteremo otto pratiche strategiche per la gestione del tempo per i professionisti delle risorse umane. Per capire come applicarle, continuate a leggere!
Che cos’è il time management sul lavoro?
Il time management sul lavoro è il processo di pianificazione, organizzazione e definizione delle priorità dei compiti e delle attività legate al lavoro in modo efficiente, al fine di massimizzare la produttività e raggiungere gli obiettivi definiti entro le scadenze stabilite.
Il time management sul lavoro comporta quindi attività quali:
- L’identificazione e la classificazione dei compiti in ordine di priorità,
- L’assegnazione adeguata delle tempistiche per ciascuna attività
- La definizione di obiettivi e di scadenze realistiche
- La suddivisione dei compiti, se necessario
- L’eliminazione delle distrazioni e l’identificazione e l’utilizzo di strumenti e di tecniche che aiutino a gestire il tempo in modo efficace.
Inoltre, la gestione del tempo sul lavoro comprende anche la valutazione regolare e l’adeguamento del piano di lavoro, se necessario, per garantire che le priorità siano sempre a fuoco e che il tempo sia utilizzato nel modo più efficace possibile.
Questo tipo di gestione può aiutare in diversi aspetti della vita professionale, come la riduzione dello stress e del sovraccarico, il miglioramento della qualità delle consegne e della soddisfazione lavorativa, l’aumento del riconoscimento aziendale dell’importanza delle risorse umane e molto altro ancora.
8 consigli per migliorare la gestione del tempo e la produttività
Con tanti vantaggi, quindi, è arrivato il momento di capire cosa è necessario fare, in pratica, per garantire una buona gestione del tempo a chi lavora nel settore delle Risorse Umane. Procediamo?
- Definire le priorità
La prima tecnica per una gestione efficace del tempo consiste nel definire le priorità. È importante identificare i compiti più importanti e quelli meno urgenti.
Una tecnica comune è la matrice di Eisenhower, che classifica i compiti in quattro categorie: importanti e urgenti, importanti ma non urgenti, non importanti ma urgenti, non importanti e non urgenti. Identificando i compiti più importanti, è possibile concentrarsi sulle attività che apportano il maggior valore all’organizzazione e lasciare quelle meno urgenti per un secondo momento.
- Stabilire obiettivi chiari
Il secondo passo consiste nel fissare obiettivi chiari. Ciò significa definire obiettivi specifici e realistici, stabilendo le scadenze per il loro raggiungimento. È importante che gli obiettivi siano raggiungibili e misurabili. In questo modo è possibile monitorare i progressi e modificare la pianificazione se necessario.
Una delle tecniche più conosciute per la definizione degli obiettivi è l’approccio SMART. Secondo il metodo SMART, gli obiettivi devono soddisfare i seguenti requisiti per essere considerati tali: SPECIFIC (specifici), MEASURABLE (misurabili), ACHIEVABLE (raggiungibili), RELEVANT (rilevanti), TIME-BASED (basati sul tempo).
È sempre importante ricordare che gli obiettivi delle risorse umane devono essere collegati agli obiettivi aziendali generali, per garantire che gli sforzi delle risorse umane siano indirizzati alle questioni più rilevanti per l’azienda.
- Organizzare le attività
La terza tecnica consiste nell’organizzare le attività in modo strategico. È importante stabilire gli orari per le attività più importanti e tenere un programma aggiornato. Si raccomanda anche di riservare del tempo per le attività di routine, come rispondere alle e-mail, alle telefonate e partecipare alle riunioni.
Un’agenda ben organizzata aiuta a evitare i conflitti di programmazione e garantisce che tutti i compiti vengano portati a termine in tempo.
- Imparare a dire no
Il quarto passo è imparare a dire di no. È frequente che ai professionisti delle risorse umane venga chiesto di svolgere compiti aggiuntivi o di assumere nuove responsabilità, sia all’interno del settore che per richieste provenienti da altri dipartimenti. Tuttavia, è importante valutare se queste attività siano davvero necessarie e se sia possibile conciliarle con i task esistenti.
In caso contrario, bisogna avere il coraggio di rifiutare le richieste e dare priorità alle attività più importanti.
- Automatizzare i processi
La quinta tecnica consiste nell’automatizzare i processi, quando possibile. Esistono molti strumenti digitali che possono aiutare a semplificare le attività quotidiane. Ad esempio, è possibile utilizzare un software di gestione delle persone per automatizzare la gestione delle buste paga e dei benefit, oppure un sistema di recruiting e selezione per snellire il processo di assunzione.
Un esempio è la piattaforma di benefit di SalaryFits. Grazie ad essa, le Risorse Umane sono in grado di concedere ai dipendenti benefit aziendali agevolati, incentrati sulla salute finanziaria dei dipendenti, senza alcun costo o lavoro aggiuntivo per le Risorse Umane.
L’automazione di queste attività libera tempo per i compiti che richiedono maggiore attenzione e competenze specifiche.
- Delegare i task
Il sesto step consiste nel delegare i vari task ogni volta che è possibile. È importante avvalersi di un team affidabile e ben qualificato per le attività quotidiane. Delegare i compiti ai membri del team può essere un modo efficace per risparmiare tempo e garantire che tutti i compiti siano portati a termine in tempo.
Inoltre, la delega dei compiti aiuta a sviluppare le competenze dei membri del team e a creare un ambiente di fiducia e collaborazione!
- Esercitarsi a gestire le interruzioni
Il settimo passo consiste nell’esercitarsi a gestire le interruzioni. Le interruzioni sono inevitabili nell’ambiente di lavoro, ma è possibile gestirle per ridurre al minimo l’impatto sul tempo e sulla produttività.
Una tecnica comune è quella di stabilire un momento specifico della giornata per rispondere alle e-mail o alle telefonate, ad esempio. È anche importante evitare distrazioni inutili, come i social media e altre attività distraenti collegate, durante l’orario di lavoro. Esistono applicazioni che possono aiutarvi in questo senso!
- Fare pause strategiche
Infine, è importante fare delle pause strategiche durante la giornata. Stare seduti per ore e ore può portare a stanchezza e mancanza di concentrazione. Pertanto, si consiglia di fare brevi pause per sgranchirsi, bere acqua o semplicemente fare un respiro profondo e concentrarsi al meglio.
Conclusione
La gestione del tempo è una competenza essenziale per i professionisti delle risorse umane. Con le tecniche giuste, è possibile migliorare la produttività, aumentare l’efficienza e avere un maggiore controllo sul tempo. E, come avrete notato, le otto tecniche proposte in questo articolo sono molto pratiche e possono essere facilmente applicate nella vita di tutti i giorni.
Definendo le priorità, fissando obiettivi chiari, organizzando l’agenda, imparando a dire di no, automatizzando i processi, delegando i compiti, praticando la gestione delle interruzioni e facendo pause strategiche, i professionisti delle risorse umane possono ottimizzare il loro tempo e ottenere risultati migliori per l’organizzazione.
