La tecnologia può e deve essere un grande alleato del settore delle risorse umane. Il mercato si è evoluto a ritmi incalzanti e cresce la richiesta di rendere le Risorse Umane sempre più strategiche.
L’intero team HR deve capire come offrire il massimo contributo ai progetti e agli obiettivi delle aziende. In pratica, questo significa cercare strategie per ridurre al minimo lo sforzo e il tempo necessario per svolgere attività che possono essere ottimizzate attraverso l’automazione dei processi.
Questa è stata una sfida per voi e per il vostro team? Se la vostra risposta è stata “sì”, continuate a leggere per capire come potete iniziare subito ad automatizzare i processi HR!
Per cominciare: che cos’è la gestione delle risorse umane?
La gestione delle risorse umane comprende pratiche incentrate sulla gestione delle persone, sul dipartimento del personale, sul coinvolgimento dei dipendenti e sullo sviluppo delle competenze.
Alcuni esempi di attività tipiche del settore sono:
- Assistenza nello sviluppo della carriera e nella formazione continua dei dipendenti.
- Diagnosi e strategie per il mantenimento della cultura organizzativa
- Sviluppo di strategie per una maggiore integrazione tra dipendenti e settori diversi.
- Creare strategie per rafforzare il marchio del datore di lavoro
- Condurre indagini sulla soddisfazione e sul clima organizzativo
- Valutare le prestazioni dei dipendenti, dei team e della leadership
- Pianificare ed eseguire i processi di selezione
- Gestire e dare visibilità alle politiche e alle procedure aziendali
- Prendersi cura della salute e della sicurezza dei dipendenti dell’organizzazione
- Gestire le buste paga, le ferie e i benefit offerti ai dipendenti, tra le altre cose.
Per rendere la gestione delle risorse umane più strategica, è essenziale esaminare ciascuno dei processi e riflettere: come renderli più efficienti?
Un suggerimento che può essere utile per facilitare una risposta è: i compiti più burocratici, svolti dall’ufficio del personale, che fanno parte della routine e che cambiano di rado, sono quelli con il maggior potenziale di automazione!
Perché è importante automatizzare la gestione delle risorse umane?
Ci sono diversi motivi per cui dovreste dare priorità all’automazione dei processi legati alla gestione delle persone.
Innanzitutto, l’automazione dei processi consente al manager di accedere più facilmente a diversi dati e indicatori dell’area. Questo, di per sé, rappresenta un enorme vantaggio! Dopo tutto, consente una diagnosi più agile e accurata dei problemi a cui dare priorità e che devono essere risolti.
Inoltre, automatizzando le attività HR più ricorrenti è possibile ridurre il numero di errori che, quando si verificano, possono causare notevoli problemi alle aziende, oltre alla perdita di tempo dell’intero team che dovrà impiegare per risolverli e alle spese extra derivanti da queste azioni.
Inoltre, affidarsi alla tecnologia per aumentare l’efficienza del comparto HR significa sfruttare il massimo potenziale creativo e analitico dei dipendenti. Dopo tutto, riducendo il volume delle loro attività ripetitive e burocratiche, avranno più tempo per pensare strategicamente, e insieme, a come sviluppare progetti che aggiungano valore all’organizzazione.
Anche il tempo necessario per l’elaborazione dei documenti e dei dati si ridurrà in modo significativo, contribuendo alla produttività complessiva del settore e aumentando il raggiungimento dei risultati.
Come se non bastasse, investire nell’automazione dei processi è anche in grado di incrementare la motivazione e l’impegno del team HR, che non dovrà più svolgere compiti noiosi che non contribuiscono al proprio sviluppo professionale. In questo modo, avranno più chiarezza sul proprio ruolo e sul proprio impatto nella crescita dell’azienda.
Qual è il ruolo del professionista delle risorse umane nell’automazione dei processi?
È molto importante comprendere il ruolo delle Risorse Umane quando l’obiettivo è quello di ottimizzare i processi attraverso l’uso della tecnologia, soprattutto quando si parla del responsabile delle Risorse Umane, che deve affrontare sfide che vanno dal coinvolgimento delle persone alle buone pratiche di settore.
Quando parliamo specificamente del manager, capiamo che questo professionista deve essere consapevole di diverse attività, quali:
Organizzare dinamiche e discussioni in modo che tutti i professionisti discutano le esigenze e le opportunità di miglioramento attraverso l’automazione dei processi;
- Raccogliere opinioni e suggerimenti da coloro che svolgono la parte operativa dei processi, prima di proporre un’alternativa di automazione;
- Ricercare alternative, tecnologie e strumenti che vengono applicati per ottimizzare i processi in contesti simili;
- Creare un piano di priorità per risolvere prima i problemi più importanti.
Per quanto riguarda gli altri professionisti dell’area, spetta a loro eseguire i compiti e i piani creati e utilizzare gli strumenti di automazione. Questi, quindi, devono sempre prestare attenzione a riferire al manager che tutto va come previsto o meno.
4 strategie per automatizzare i processi HR e PD
Mettetevi all’opera! Vi mostriamo quali strategie possono essere implementate nella pratica per automatizzare i processi HR quotidiani.
1- Recruiting e selezione
Uno dei processi più impegnativi per il team HR è il recruiting e la selezione di nuovi talenti. Spesso questo processo viene svolto manualmente e lo screening dei curriculum diventa dispendioso e spesso poco produttivo!
Per rendere le attività di recruiting e selezione più efficaci e mirate, scegliete un software che consenta una registrazione tramite moduli e che effettui uno screening preventivo dei CV e dei profili.
In questo modo, eviterete di riempire le caselle di posta elettronica e di spendere tempo nella lettura di CV non adatti al posto richiesto.
2- Foglio presenze, ferie e permessi
La programmazione delle presenze, delle ferie e dei permessi è una delle attività manuali più comuni nell’ambito delle HR.
L’ottimizzazione dei compiti relativi a queste voci non solo aumenta notevolmente la produttività del team, ma anche l’affidabilità dei dati, poiché l’affidabilità di tutte queste informazioni è fondamentale per la tutela dell’azienda in termini di diritto del lavoro.
Esistono diversi pacchetti software che consentono di inserire, modificare ed esportare i dati relativi alle ore lavorate, agli straordinari, alle ferie e ai permessi in modo molto rapido.
3- Indagini interne e valutazioni delle prestazioni
Le valutazioni delle prestazioni e le indagini interne, come ad esempio l’E-NPS e l’Indagine sul clima organizzativo, sono strumenti fondamentali per le Risorse Umane per diagnosticare i principali problemi da risolvere in azienda.
Affinché le informazioni raccolte siano utili e consentano di analizzare l’evoluzione di ciascun aspetto nel tempo, è importante mantenere un certo standard nell’elaborazione e nella ricorrenza dell’applicazione.
Pertanto, gli strumenti che ottimizzano la distribuzione di questi sondaggi ai dirigenti e ai dipendenti, così come quelli che facilitano la compilazione dei dati, rappresentano un’ottima strategia per ottimizzare gli sforzi nel settore delle risorse umane.
4- Benefici aziendali
Con l’avanzare della competitività del mercato in relazione alla capacità di attrarre e trattenere talenti, diventa impellente pensare a come offrire una gamma di benefit diversificati e interessanti, che diano ai dipendenti la flessibilità di cui hanno bisogno per avere una maggiore autonomia finanziaria.
Per semplificare e automatizzare i processi legati alla gestione dei benefit aziendali, dall’assunzione dei fornitori all’inclusione dei benefit scelti da ciascun dipendente nel flusso finanziario, è interessante disporre di una piattaforma di benefit flessibile.
Oltre a facilitare la gestione dei processi, avere questo tipo di software permette ai dipendenti di accedere a servizi e condizioni migliori, poiché la piattaforma ha un numero maggiore di utenti e, di conseguenza, ha accesso a più fornitori di benefit.
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